Mi sistema minimalista de productividad

Estas últimas semanas han requerido dedicar menos tiempo a mi proyecto de lo que me gustaría: entrevistas de trabajo, deshacer cajas (muchas cajas) que tenía acumuladas tras mi mudanza hace unas semanas, arreglos, …

En semanas así aumenta la sensación de estar corriendo de un lado para otro, de que me falta tiempo y de que, aun así, no avanzo ni me siento productivo.

Todavía recuerdo cuando vivir así era lo habitual para mí, y cómo empezar a aplicar los básicos de la productividad empezó a cambiar todo esto.

En la newsletter de hoy te voy a explicar mi sistema minimalista de alta productividad para que puedas ponerlo en práctica en cuestión de 15 minutos al día.

Lo maravilloso de este sistema es que es totalmente flexible y vas a poder adaptarlo a ti.

¿Por qué? Porque esto no va de las herramientas en sí mismas, sino de su función:

• Visión

• Acción

• Captura

Visión

Este aspecto de mi sistema tiene que ver con la organización temporal a nivel semanal.

Cuando llega la semana tienes que poder ver con claridad todo lo que te espera: desde tus obligaciones habituales, hábitos en los que estés trabajando y compromisos esporádicos.

Y una de las mejores formas de lograr esto es con Google Calendar (o cualquier calendario semanal físico o digital de tu elección).

Empieza por establecer grandes bloques de tiempo correspondientes a tareas que no puedes cambiar ni eludir: trabajo, horario de sueño, compra semanal, … La idea es tener claro de qué tiempo vas a poder disponer para todo lo que no sea una obligación.

Ahora, con el tiempo que te queda libre, crea bloques dedicados a esos hábitos importantes para ti: proyectos personales, entrenos, lectura o incluso el tiempo libre (que es fundamental para una buena productividad).

Consejo: No hiles demasiado fino, te va a resultar imposible planificar tu día al minuto. En este caso, menos es más. Enfócate en bloques relativamente grandes, dejando margen para imprevistos. Y si por lo que sea surge algo inesperado, adapta el resto del día a ese imprevisto.

Recuerda que el calendario está para ayudarte, no para esclavizarte.

Bonus: Ten una lista de objetivos semanales junto a tu calendario. Ayuda mucho a ganar foco de a dónde te diriges cada semana.

Acción

Este pilar de mi sistema tiene que ver con ejecutar las acciones necesarias para avanzar hacia los objetivos semanales.

Al final del día suelo planificar qué quiero hacer en los bloques horarios de trabajo del día siguiente.

Para ello uso un pequeño cuaderno.

Escribo las distintas tareas que voy a intentar completar en mis bloques de trabajo, o el tiempo que quiero dedicar a determinado proyecto dentro de un bloque más amplio.

De esta forma, a medida que voy cumpliendo con lo propuesto, voy tachando elementos de la lista, y eso genera mucha satisfacción y sensación de progreso— que es fundamental para sentirse bien con el trabajo realizado.

Consejo: Es posible que al principio seas excesivamente optimista con lo que aspires a hacer en un sólo día, y es fácil acabar estresado si dejas muchas cosas por hacer. El truco en este caso es elegir tu "daily highlight": esa tarea principal que si logras completar habrá hecho que tu día sea fructífero. Todo lo que hagas demás es un añadido.

Captura

Este es el aspecto más desconocido de la organización, sin embargo es de los más importantes.

El concepto de "captura" tiene que ver con anotar en un mismo espacio cualquier cosa que requiera de tu atención para que puedas gestionarlo más tarde: tareas pendientes, compromisos, ideas espontáneas que quieres recordar…

Por ejemplo, si estás en mitad de un bloque de concentración y de repente te acuerdas de algo que tienes que hacer, lo anotas rápidamente en tu lista de capturas.

Si hay un trabajo/proyecto que no has podido acabar hoy pero aún no sabes cuándo le vas a dedicar tu atención de nuevo, lo anotas en tu lista de captura.

Personalmente me gusta usar mi móvil u ordenador para esto. Puedes usar tu app favorita de notas o tu "segundo cerebro", en mi caso uso Kortex.

¿Y qué haces con esa lista?

Al final del día, cuando vayas a planificar las acciones del día siguiente eliges qué cosas de esa lista van a formar de ellas.

¿Y qué logras con esto?

Más organización y una mejor desconexión. Toda tarea inacabada o asunto importante que no anotes ocupa recursos mentales incluso en tu tiempo de descanso y corre el riesgo de ser olvidado. Genera estrés. Y esto lo solucionas con un sistema sencillo pero efectivo de captura.

Espero que te resulte muy útil.

Feliz semana,

Jon