Cómo gestionar tu tiempo cuando tienes un trabajo de 9 a 5

La semana pasada te conté qué plan voy a seguir para encontrar mi propósito y abandonar de una vez por todas el ciclo infinito de la ausencia de propósito.

Puedes leerlo aquí.

Sin embargo, tomar acción para avanzar en esa espiral ascendente del propósito requiere de tiempo. Cada día, a poder ser, o por lo menos cada semana. Y no, esto no es la excusa que estabas buscando para justificar tu inacción, déjame que me explique.

Hoy te quiero hablar de una habilidad clave para lograr tus metas, vivir satisfecho con tu vida y —por supuesto— progresar en el camino del propósito. Especialmente cuando a la vez tienes una vida que "sostener", un trabajo convencional.

¿Sabes ya de qué hablo?

Vayamos directos a lo útil.

He pasado 5 años aprendiendo sobre productividad y aplicándolo en mi día a día para compaginar mi trabajo, entrenar a un alto nivel y cuidar de mi alimentación, y construir mi emprendimiento en redes. Todo esto mientras cuido de mi vida personal.

Y hoy te voy a contar las claves para ganar más de 10 horas a la semana cuando tienes un trabajo convencional.

Toma nota.

Las horas silenciosas

Hay dos momentos en el día que determinan en gran medida cómo va a ser tu productividad: la mañana y la noche.

Esas horas silenciosas en las que realmente no hay ruido y ni distracciones — salvo que las busques.

Por eso mismo, dominar las mañanas y las noches es una obligación si quieres ganar más de 10 horas a la semana.

A continuación te dejo las pautas que aplico tanto para proteger mi concentración como para ganar en claridad en mi día a día, lo cual es fundamental para aprovechar las horas de concentración. Pruébalas y te aseguro que mejorarás drásticamente tus resultados:

• Prepara tu día la noche anterior. Un gran día se construye la noche anterior. Ten claro cuál va a ser la primera tarea del día, y esboza a grandes rasgos qué tareas vas a tratar y cuándo. Personalmente he ido cambiando de estrategias por temporadas, y actualmente alterno entre una agenda en la mesita de noche a la que dedico unos 5 minutos antes de acostarme, y mi agenda digital o "segundo cerebro" en Kortex al finalizar mi sesión de trabajo.

• Time blocking. Esto forma parte del punto anterior, pero es tan útil que merece ser destacado. El time blocking consiste en dividir tu día en bloques horarios. No se trata de llenar absolutamente todo tu día de bloques, sino más bien de delimitar el tiempo dedicado a cada tarea o actividad importante, reservarle su espacio en tu agenda, y ser consciente de en qué se va tu tiempo cada día. Para ello, sin duda Google Calendar es una gran herramienta.

• Acuéstate a tu hora (ponte una alarma para ir a dormir si es necesario). Como dice Alex Hormozi, si quieres evitar muchos problemas en tu vida vete a dormir a tiempo.

  

• Aleja la alarma de la cama para evitar posponerla varias veces.

• Nada de móvil por las mañanas —salvo que sea imprescindible—, especialmente nada de redes sociales, vídeos y distracciones.

• Desconexión. Protege la hora previa a irte a dormir. Deja el móvil, evita contenido muy estimulante, atenúa las luces, y especialmente evita la luz azul (típica de todo tipo de pantallas), ya que tienen un impacto negativo en tu descanso. Personalmente me gusta usar bombillas de tonalidades naranjas o rojas, e incluso usar gafas para filtrar la luz azul.

El ciclo de la concentración

La concentración es una habilidad cognitiva que se puede entrenar y uno de los pilares de la productividad. Y de hecho, presenta muchas similitudes con la fuerza muscular. Ambas siguen un ciclo como este:

Estresor → Descanso + Nutrición → Adaptación

Y vuelta a empezar.

Primero hay un elemento estresor, que es la condición necesaria para que puedas progresar. En el caso de la fuerza sería el entrenamiento. Vas al gimnasio y entrenar con una cantidad de series y con una intensidad suficiente como para causar un cierto daño muscular. En el caso de la concentración, es fundamental pasar tiempo esforzándonos en preservar ese foco mental. Hasta que llega un punto en que la concentración empieza a flaquear.

En segundo lugar está el descanso —tanto entre series de gimnasio o de concentración— como al finalizar el entrenamiento o la sesión de trabajo. En cualquiera de los dos escenarios el descanso debe ser suficiente y de calidad, de lo contrario, el rendimiento empieza a bajar.

Y finalmente está la nutrición, o dicho de otra forma, los nutrientes que aportas a tu cuerpo y cerebro y que contribuirán a tu progreso. En el caso del entrenamiento se limitaría a tus hábitos de alimentación, pero en el caso de la concentración, también incluye tus pautas de "consumo" de información.

No puedes ponerte fuerte sin entrenar, por mucho que descanses y comas bien. Sin embargo si entrenas, descansas y comes bien, tu fuerza y rendimiento físico van a mejorar mucho más que si sólo entrenas.

Y lo mismo ocurre con la concentración.

Las bases del deep work

Hay mucho escrito al respecto de cómo organizar las sesiones de trabajo y concentración. Muchos protocolos. Muchas técnicas. Más de las que jamás podrías llegar a necesitar.

De estos últimos 5 años aprendiendo sobre productividad, te voy a resumir en 8 puntos, los básicos del trabajo de concentración profunda o deep work, ese 20% de las estrategias que logra el 80% de los resultados.

Aplícalos en tus sesiones de concentración, experimenta con ellos, obsérvate y adáptalos a ti:

• Alcanzar un buen nivel de concentración al comenzar una nueva tarea puede llevar en torno a 20 minutos.

• Trabaja en bloques de alta concentración de unos 90 minutos, alternándolos con descansos de unos 20 minutos para evitar desgastarte. La idea es adaptarnos a los "ciclos ultradianos" de nuestro cuerpo. (Por supuesto, llegar a estos tiempos requiere de unas semanas de práctica, empieza por series de menos )

• Evita distracciones de "baja calidad" como el móvil o ver vídeos en esos descansos. Es mucho mejor optar por un descanso activo como estirar, caminar o incluso alguna tarea de casa que te permita relajar la mente.

• Aborda la tarea más importante en primer lugar. Esto te permitirá usar tus mejores horas de concentración para la tarea más apremiante, y reducirá las posibilidades de que la acabes procrastinando.

• Cada cambio de "temática" o interrupción en tus tareas conlleva un tiempo de transición de unos 20 minutos, en el que la concentración se pierda y vuelve a recuperarse. Por eso mismo, es preferible agrupar varios bloques de trabajo dedicados a un mismo fin o temática que ir cambiando cada poco tiempo.

• Precisamente por esto, es necesario establecer unas reglas estrictas (y por supuesto razonables) para diferenciar tus sesiones de deep work o alta concentración del resto del tiempo. Por ejemplo, nada de mirar el email, nada de buscar en internet, dejar el móvil en otra habitación, … Creo que se entiende. Para esas tareas secundarias pero que tienes que hacer aunque sea una vez al día, reserva un tiempo limitado, pero no interrumpas con ellas tus sesiones de alta concentración.

• Ten en cuenta que la máxima productividad diaria se suele asociar a unos 4 ó 5 horas de concentración profunda. No dejes que esto te limite, pero tenlo como a la que apuntar para ir progresando.

• Finalmente, toca la desconexión. Para una buena desconexión es un fundamental "descargarnos" mentalmente de todas esas tareas que hayan podido quedar incompletas. Si es necesario que las completes al día siguiente, establece cuándo vas a hacerlo. De lo contrario, anótalas en una lista de tareas pendientes que consultes una vez al día al revisar tu agenda.

Espero que te resulte muy útil.

Feliz semana,

Jon